By Carlos B Ñanco M
ACELERADOS CAMBIOS EXIGEN ACELERADAS ADAPTACIONES
Muchos Jefes de ventas y Gerentes de ventas actuales se están quedando deliberadamente atrás en materia de adaptación a las exigencias de su cargo y pronto tal vez, caerán en el abismo de la ineficiencia.
No se trata solamente de contar con una carrera de negocios que le permita comprender en lo grueso el mercado que le corresponde atacar, sino, de tener la capacidad de procesar grandes cantidades de información, administrarlas y tomar decisiones en base a ello. Esto suele abrumar a los inadaptados que creen que la información les quita maniobrabilidad, en consecuencia que en la práctica le ahorra mucho tiempo en la ejecución de decisiones erróneas que le obligan necesariamente a repetir el trabajo o simplemente como sucede a menudo en ventas, a perder el tiempo y asumir las pérdidas de resultados.
Un caso:
Hace poco en una empresa de la cual soy consultor, tomó para el cargo de jefe de ventas a un señor que se veía con muchas expectativas de poder desempeñarlo bien. Sin embargo, a poco de empezar el novel ejecutivo empezó a quejarse de un exceso de trabajo administrativo que le impedía salir a terreno y encargarse de su propia cartera. Llamaba la atención su falta de información en la mayoría de las áreas de su incumbencia y la poca capacidad para tomar decisiones que mostraba. Sus propios subordinados empezaron a recelar de él y a hacer sorna de su ineficacia.
Al investigar más a fondo la carga administrativa de la cuál se quejaba, se le demostró que todas esas tareas que el encontraba tediosas y dejaba acumular por desgano, eran tareas eminentemente relacionadas con el control y obviamente era esta situación la que estaba complicando todas las demás.
El trasfondo de todo era que este señor no dominaba lo suficiente los programas de computacion que le permitían hacer estos análisis en breve tiempo y simplemente se abrumaba de solo pensar en ejecutarlos. Finalmente renunció, casi feliz, dado que la tarea se le volvió ingobernable y su desinformación funcional afectó incluso su autoestima.
¿Porqué sucede esto?
En mi opinión, el dominio de programas utilitarios como el Word y el Excel, permiten al ejecutivo manejar grandes cantidades de información, procesarlas y analizarlas, evacuando informes y tomando decisiones que de otro modo no serían posibles en tan corto tiempo.
Personalmente, he capacitado a muchos Gerentes en el uso práctico de estas herramientas, logrando liberarlos de un tiempo precioso que ahora lo dedican a generar resultados frente a clientes y sin perder de vista la marcha de los negocios, con tanto detalle como es el control de cada uno de sus vendedores a cargo.
Consejos para los gerentes y jefes de ventas.
Es muy importante para un ejecutivo Gerencial del área de ventas mantener el control diario del avance de su equipo de ventas, vigilar sus márgenes y tener informes de las coberturas de clientes. Esto no suele ser sencillo, dado que exige de cierta estandarización de las bases de datos, un orden en las asignaciones de clientes y por sobre todo la fijación de metas que permitan tener un patrón de referencia respecto del avance que se espera de cada uno. Lo más importante es que esta información se mantenga al día en forma sencilla pero efectiva, de moto tal que se puedan tomar decisiones con rapidez y antes de que sobrevenga el temido cierre de mes y los resultados ya no tengan vuelta.
Las áreas que más afectan los resultados de ventas debido a descoordinaciones y mala gestión por parte de los gerentes del area de ventas son crédito y cobranza, producción y despacho; si un gerente no tiene claro que su trabajo consiste en destrabar estas areas a través de su efectiva colaboración y toma de decisiones, es muy posible que al cabo de un tiempo razonable el clima entre el área de ventas y las otras áreas se vuelva altamente hostil, lo que afecta los resultados dado que muchos pedidos se quedan enredados en crédito, mientras que otros se traban en producción o despacho por pequeños detalles que exigen de la intervención humana para su solución.
Es recomendable que se fijen parámetros para cada una de las áreas friccionales de modo tal que se pueda actuar a tiempo e informadamente en la solución de aquellos problemas que afecten los resultados del área de ventas.
La información standarizada y asociada a metas y resultados es un efectivo orientador para la eficiencia de un jefe o gerente de ventas. Para los interesados puede resultar de mucha utilidad el libro: ADMINISTRACION DE LA CARTERA DE CLIENTES, que se encuentra disponible en las publicaciones de www.consultor.cl CÑM