Amenaza a la gestión ejecutiva
¿Afecta la automatización a la gestión ejecutiva?
¿Vamos a volver al uso del papel?- Es la pregunta de un alto ejecutivo, ante el caríz del enfoque que toma el Coaching de Gestión, que se está implementando en su empresa para mejorar la gestión general a nivel gerencial. La empresa, como muchas en esta época, está con graves problemas de coordinación y de comunicación, generándose una “apnea organizacional” en la que los objetivos se vuelven en muchos casos, difíciles de visualizar y difíciles de alcanzar, y los nodos de acción se han diluído producto del exceso de confianza en la automatización de la gestión; Desde mi punto de vista, estamos en un período de preádaptación al impacto que ha generado en los ejecutivos la progresiva adopción de tecnología informática y su uso y abuso en la gestión diaria de las empresas.
A comienzos de los ochenta, todavía se podía ver en grandes y pequeñas empresas muchos escritorios ordenados como una sala de clases, en los cuales se hacía todo a mano: las facturas, las notas de crédito, los voucher de contabilidad, etc. En aquella época los gerentes revisaban todo en contacto visual con los documentos originales y analizaban con rapidéz y eficiencia todo lo que era relevante como información para decidir y eliminar riesgos de operación, minimizar costos, etc.
Esos gerentes ahora frisan los 70 años y, los que continúan activos, aún siguen usando una libretita de apuntes en vez de una agenda electrónica; una lista de tareas importantes en vez de un computador con alarma para sus reuniones, etc. He visto personalmente que, la agudeza y rapidéz de estos gerentes a la hora de tomar decisiones es muy superior a la que despliegan los nuevos gerentes que con un computador y muchos software a su disposición, no logran reaccionar dentro de los tiempos que un problema requiere. Así es posible que cuando la reacción se produce, el problema es más que evidente y su enfrentamiento es ineludible. En suma, no hay prevención porque no hay gestión. Esta combinación de elementos contradictorios conformada por la abundancia de información procesada de diferentes puntos de vista y sumada a la impotencia de solucionar problemas en forma asertiva y sinérgica, provoca estragos en los ejecutivos generando un fuerte stress, muy similar a lo sucede al poderoso león cuando se ve atrapado en una red: comprende todo lo que pasa en ese momento, pero siente que no puede solucionar nada, entonces usa sus conocimientos profesionales, de la empresa y de la competencia para elaborar impresionantes cadenas de excusas cuya recursividad complica más a la empresa para la cuál trabaja y genera una espiral conocida como “apnea organizacional”: no entra ni sale aire y la organización parece ahogada ante la desesperación de sus directivos máximos.
Desde el año 2001, no he dejado ni un solo mes de asistir via coaching al salvamento de altos ejecutivos que de otro modo se habrían perdido y perdido a sus propias empresas. El Coaching de gestión permite recuperar en forma racional las competencias y habilidades del ejecutivo para gestionar con éxito: un ratón logra liberar al león para que vuelva a ser poderoso en su habitat. Para el que conozca la fábula, encontrará mucho más sentido a lo referido.
Porqué se genera la apnea organizacional?
Vamos a imaginar, que la empresa es un organismo biológico, por ejemplo un ser humano. Los altos ejecutivos y directivos están en el cerebro y los ejecutivos de gestión están en los bronquios. La función de un ejecutivo eficiente es proporcionar aire para que los integrantes de la organización puedan mantener viva la acción en fuerza y resistencia de cara al objetivo. En suma, los gerentes responsables de gestiones específicas deben estar atentos a que los planes generales de la empresa, tengan su justa correlación en los planes específicos de cada departamento, sección, etc. Su misión fundamental es mantenerse en curso del objetivo todos los días, luchando contra los embates diarios que lo desvían a uno u otro lado. Dando aire a toda tarea clave que lo requiera para no desviarse del objetivo y lograrlo razonablemente dentro del tiempo previsto.
Dar aire significa orientarlo a tiempo y por tanto un buen ejecutivo debe tomar aire primero para poder oxigenar su organización, y para tomar aire debe hacerlo del medio ambiente inmediato a él y con sus propias narices y con aire fresco y no viciado, dado que en la medida que el aire que toma es viciado, el funcionamiento de su organización se hará más lento.
Los viejos ejecutivos de los años 80, tomaban aire con sus propias narices para de esta manera oxigenar correctamente su organización; ellos sacaban sus propias conclusiones y análisis con la información más relevante disponible y útil para tomar decisiones de cortísimo plazo, manteniendo de esta forma una tensión nerviosa muy saludable para toda organización competente. Cuestiones como comprar un repuesto ahora no le tomaban más de un minuto y mantenían la empresa en marcha minimizando dificultades mayores producto de problemas menores: Ejemplo: por falta de un repuesto, un camión con una carga perecible de $ 100.000.000 podía quedar parado en el peor lugar de su itinerario, con todos los riesgos económicos que eso implica.Este sencillo hecho multiplicado en el tiempo en su versión del área que corresponda, potencian un episodio de apnea organizacional que puede llegar a ahogar la eficiencia de competentes equipos ejecutivos y personal operativo altamente calificado (??).
Los actuales ejecutivos suelen abusar de los equipos de respiración automáticos, perdiendo su visión del ambiente inmediato a ellos. Por opción deciden confiar todo al software de su empresa y a los informes automáticos del sistema creandose una situación precaria similar a la que se produce en la UCI de cualquier institución de salud; no pueden hacer o decidir nada sin asistencia externa y para todo necesitan ayuda, hasta para despedirlos hay que hacerles un outplacing. Requieren un consultor para la parte financiera, otro para la parte mercado, otro para su crecimiento personal y necesitan periódicamente asistir a costosos seminarios que solo aumentan su sensación de adolescencia, volviendo a refugiarse en la mascarilla de oxígeno que les permite respirar y mantener a su organización postrada, pero respirando. En fin, la empresa debe volver a pagar para lograr algo que se supone está pagando al ejecutivo en cuestión.
La frase máxima es que todo se hace por computación, ojalá no exista ningún papel que consultar para decidir, todo lo deben consultar y registrar en el computador; creen ciegamente que ello ahorra tiempo, protege la información y garantiza los procesos. Si la persona, armada de su clave, consulta y registra donde se debe, entonces todo marchará bien. Esto funciona bajo el supuesto ceteris paribus, pero cuando de recursos humano se trata más bien es válido el supuesto mutatis mutantis.
Su máxima creencia es que todos los seres humanos involucrados en el sistema, son adultos, entienden a la primera y no tienen ninguna razón fáctica para no hacer las cosas como el sistema lo dice o lo dispone. Es por ello que de pronto un cliente no puede llevarse un producto que el sabe que existe y que el vendedor no puede facturar porque el sistema dice que está agotado. El jefe reclama a voz en cuello que los inventarios están descuadrados y los encargados de ingresar mercaderías dicen que el código está equivocado, cuando el problema parece arreglado, han intervenido más de ocho personas, que se han descalificado mutuamente, se han ofendido y recriminado y a la fuerza se han debido dar vistos buenos especiales; todo está dispuesto para que con solo apretar un boton la venta se haga, sin embargo pasa lo inimaginable: el sistema se cae y sin sistema no hay venta… Dos horas después que se cayó el sistema el cliente decide comprar en la competencia.
Qué es lo correcto?
Lo correcto es siempre correcto dice una tautología famosa, dado que si estaba equivocado entonces no era lo correcto y ese simple ejercicio demagógico o de oratoria circular, logra demostrar que lo correcto será siempre lo correcto. Respecto de ello, mi posición es neutra: no estoy a favor ni en contra, sino todo lo contrario. La argumentación circular es el lenguaje que diagnostica a un ejecutivo aquejado de apnea organizacional y que cree firmemente que él esta bien y que todos los demás están mal, menos el sistema, sin embargo le asiste la impotencia de no poder solucionar nada llegando a, la no siempre saludable tentación de, tirar piedras al cielo como una forma de sostenerse en el cargo: la culpa es toda del gerente general que no pone orden. Si las piedras que arroja son muy pesadas corre el riesgo de una muerte laboral súbita producto de una convulsión cerebral violenta generada por la fuerza de gravedad que afecta siempre a las piedras que suben y que suelen impactar el suelo si no hay otro obstáculo antes.
Lo correcto es quitarse la mascara de oxígeno y respirar por si mismo los olores y sensaciones que le impiden tomar decisiones a tiempo y caminar por si mismo y por tanto gestionar de mejor manera su departamento. Es bueno respira oxigeno puro, pero a veces el olor del aire nos da mucho más información para mejorar las cosas y tomar las decisiones correctas desde el punto de vista de la viabilidad y el costo de oportunidad.
Algunas buenas prácticas generales para poder mejorar su gestión:
1.- Aunque tenga análisis automáticos disponibles, siempre valídelos con su propia mano. A poco andar será más diestro que el sistema que solo garantiza precisión de información, pero no da soluciones envasadas. No se olvide que el sistema trabaja con datos históricos y describe hechos consumados, por tanto puede ser un gran descriptor del problema, pero de la solución nunca por sí solo; la gestión trabaja con datos futuros y su objetivo es corregir el rumbo futuro con los datos actuales a través de decisiones que se traducirán en acciones que generarán la corrección esperada.
2.- Quienes más desvian la realidad fáctica de la realidad virtual son los recursos humanos que son impredecibles e ingeniosos para facilitar o empeorar un proceso de trabajo. Esté siempre controlando su rumbo respecto de los objetivos trazados. Siempre cerciórese que el recurso humano involucrado está realizando las acciones esperadas en calidad, cantidad y oportunidad.
3.- Todo proceso debe tener claramente establecidos parámetros de control, de otra forma es imposible controlar. Sin parámetros solo conseguirá que la gente actúe apagando fuegos, en base al temor y al odio y por inercia de grupo.
4.- Evitar dar órdenes en tercera persona, las órdenes deben ser nominales para aterrizar responsabilidades. Los errores de gestión son siempre consecuencia de malas comunicaciones.
5.- Se controla para corregir, no para castigar: La mejor forma de fragmentar y disolver una acción de equipos de trabajo es a través de la coacción que va en contra de la capitalización del recurso humano.
6.- Controle con razón, sin razón y por si acaso. El 80 % del tiempo de un ejecutivo de gestión está en controlar y el resto del tiempo en corregir.
7.- Cada cierto tiempo revise los resultados y decida acciones en consecuencia. Solo aquí sirve la mascarilla de oxigeno. Nunca olvide que la administración de datos es una valiosa ayuda para reacionar con rapidéz, sin embargo si esos datos no son fidedignos inducirán error en las decisiones. No conozco ningún software que haga análisis asertivos para un problema particular, todos los softwares avanzados para gestión solo aportan un valioso marco general, actualizado razonablemente, pero que no exime en absoluto la gestión personal del ejecutivo involucrado.
Tanto sea que este artículo le resulte útil o no, solo la acción personal sobre las cosas le asegurará el éxito en la gestión, de otro modo solo tendrá excusas en su escritorio, una sensación de desapego a su empresa y un personal desmoralizado y conflictivo bajo su mando. Aún en ese caso, estoy esperando su llamada para ayudarle en pocas horas de Coaching a cambiar una situación totalmente subsanable si se enfoca correctamente: de los softwares no hay que esperar más de la cuenta, dado que la inteligencia humana, por mucho tiempo, seguirá superando a la inteligencia artificial. Después, estoy seguro que todo volverá a su curso normal de crecimiento.
Buena suerte y a gestionar…!!!
Carlos Ñanco Muñóz:CÑM.