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Por definición, los encargados de compras, jefes de adquisiciones o compradores deben tener mucho cuidado con sus proveedores, dado que si pierden la confianza de ellos, es muy difícil volver a recuperarla del todo. Quienes proveen, corren muchos riesgos antes de presentarse frente a un llamado de licitación, ya sea privada o publica, o ante un comprador que pone sus reglas en nombre de la institución que representa. El proveedor tiene claro, que la institución, en el caso de que el comprador, o jefe de adquisiciones actúe mal, está ignorante por lo general de esta práctica, que puede abarcar desde solicitar sobornos hasta favorecer encubiertamente ciertos proveedores, utilizando a los demás para aparentar un proceso normal. En todos los casos si las cosas resultan mal, siempre el perjudicado es quien detenta el cargo de comprador, dado que si se equivoca al comprar, los reclamos internos le llegarán a el; y si actuó mal o con poca ética, la empresa o institución se separará de el para poder salvaguardar su imagen y etica empresarial, que por lo pronto es responsabilidad de las personas en que la empresa o institución confía.

COMO SE RECONOCE A UN COMPRADOR POCO CONFIABLE:

En primer lugar habla mal de los otros oferentes tratando de ganarse malamente la confianza de cada proveedor para manipular los precios o condiciones de pago.

En segundo lugar, nunca toma una decisión o pone limites a la negociación con los proveedores, aún habiendo tomado la decisión, le sigue diciendo al resto de los oferentes que la próxima semana se decidirá y que no depende de él, sino de un comité, etc. Usan muy mal las cosas internas, sin darse cuenta que se están desempoderando frente al proveedor apareciendo como unsimple pasa papeles, en contraste con su actuación inicial.

En tercer lugar no tienen jerarquía frente a los usuarios internos, sucumbiendo a una personalidad fuerte o a simpatías con quien puede influir en la compra inclinandose técnicamente por lo que digan, aún sabiendo que si la decisión es mala, siempre la culpa recaerá en quién compra, por no saber liderar la situación adecuada y objetivamente.

En cuarto lugar, nunca tienen bases claras para hacer competir a los proveedores, siempre están inventando nuevas reglas que las ponen o quitan a su antojo.Esto hace que muchos proveedores serios, se retiren o no quieran negociar con ellos porque sospechan que el negocio está decidio de antemano.

En quinto lugar, amenazan con opiniones convenientes de mal servicio u obligando al proveedor debil a otorgar servicios gratuitos para ganarse la posibilidad de participar en negocios futuros, olvidando que el servicio al cliente tiene fundamentos más serios que dejarse extorsionar por situaciones puntuales. Los proveedores que ceden a estas presiones, siempre manejan una relación asimétrica y precaria hasta que el comprador es removido de su cargo y tienen que empezar de nuevo con el nuevo comprador.

En sexto lugar, un mal comprador siempre se le nota que tiene inclinaciones sobre este o este otro provveedor sin basarlas en algo objetivo que los demas proveedores puedan tratar de alcanzar o satisfacer.

El resultado en el largo plazo, invariablemente al ser un cargo tecnócrata, es que con el tiempo, cuando ya han agotado a los proveedores, tienen que rotar porque nadie les cree o ya conocen todos sus trucos. Y eso es lamentable, porque cuando se cambian de institución vuelven a ensayar lo mismo y como el mundo es chico, los proveedores no han perdido su saturación y es la institucion que representa el comprador la que sale perjudicada frente a la conducta de un mal comprador. 

Y QUE SE ESPERA DE UN BUEN COMPRADOR?

Lo que convierte a un comprador en una persona confiable y respetada por los proveedores, en general tienen que ver con aspectos de actitud y conducta de quién representa las adquisiciones de una institución y empresa. Muchos compradores creen que los proveedores son objeto de su buena voluntad de comprarles y no dudan en encararlos cuando han comprado mucho a un proveedor, pavoneandose de su poder de compra y usando ese argumento para dar a entender que sin su intervención la compañía proveedora no tendría las ventas que el ha provocado. No obstante, la ignorancia real o conveniente del comprador pasa por alto la enorme inversión en personal, productos o servicios, capacitación y esfuerzo  financiero que una empresa proveedora tiene que hacer para poder atender sus requerimientos.

Entonces el proveedor tiene justo derecho a tener o  no confianza en personas que se comportan al filo del respeto y algunas veces, al filo de la ética.Estos son los factores que más valoran los proveedores acerca de sus compradores, y están dispuestos a seguir acudiendo a sus requerimientos y confián en que las negociaciones, se gane o se pierda, cuentan con un interlocutor realmente de fuste:

  • Ser formal y cumplir las reglas del juego que el mismo le pone al proveedor
  • Otorgar con imparcialidad la posibilidad de participar a todos los proveedores que quieran participar
  • Valorizar factores más importantes que el precio, sobre todo en los proyectos delicados y de largo plazo
  • Ser formal para responder y siempre durante el proceso de participación y negociacion atender al proveedor en todas sus dudas, asi como el proveedor atiende todos sus requerimientos.
  • Al momento de decidir, informar a los proveedores, tanto a los ganadores como a los perdedores
  • Nunca encarar al proveedor porque han hecho muchos negocios, ni amenazar que no le comprarán más en medio de una negociación. Eso es de mal gusto y sospechoso
  • Nunca desprestigiar los productos o servicios ya sea con otros proveedores o con el propio personal de la compañía proveedora. Siempre hay un canal oficial para manifestar su desconformidad y ser escuchado.
  • Tratar con respeto al personal de cualquier nivel jerárquico de la empresa proveedora.
  • Lo que más se valoriza, es estar disponible para recibir al proveedor cuando solicita reuniones, sin enormes trámites y encastillamientos que hacen sospechar que el comprador no es imparcial.

 

EL DAÑO MAS GRANDE QUE UN COMPRADOR PUEDE HACER A LA EMPRESA O INSTITUCION QUE REPRESENTA ES QUE LOS PROVEEDORES LE PIERDAN LA CONFIANZA Y SE VEA OBLIGADO A COMPRAR SIN EL SUFICIENTE CONCURSO DE PROVEEDORES, COMPROMETIENDO DE ESE MODO LA CALIDAD Y SUSTENTABILIDAD DE LOS PROYECTOS DE SU EMPRESA. EL COMPRADOR DEBE TENER CLARO QUE NO ES DUEÑO DEL NEGOCIO NI DE LA EMPRESA QUE REPRESENTA Y DEBE APRECIAR A LOS PROVEEDORES QUE CONFIAN EN EL.